Mengenal Sistem Inventory, Manfaat, Tips dan Metode dalam Mengelolanya

Bagi Anda yang memiliki bisnis perdagangan barang, adanya sistem inventory sangat bermanfaat dalam menjaga stok barang dagangan dan melancarkan keuntungan. Sebenarnya apa yang dimaksud dengan sistem inventory serta apa saja manfaatnya? Bagaimana tips pengelolaan stok barang agar bisa tetap menunjang keuntungan bisnis? Simak dahulu penjelasannya berikut ini.

Pengertian Sistem Inventory

Inventory dalam istilah bahasa Indonesia berarti persediaan. Sistem inventory secara umum berarti sistem pengaturan data persediaan barang yang berkaitan dengan aktivitas logistik sebuah perusahaan. Barang-barang tersebut disimpan dengan tujuan tertentu. Tujuan ini bergantung pada skala perusahaan dan kebijakan dari manajemen. Misalnya saja pada sebuah toko kelontong kecil, barang disimpan untuk langsung dijual kembali.

Namun pada sebuah perusahaan besar, ada barang yang disimpan untuk produksi, untuk dijual kembali, atau bahkan barang suku cadang untuk mesin produksi. Tujuan tersebut nantinya akan menentukan sistem penyimpanan yang tepat untuk digunakan.

Manfaat Sistem Inventory

Beberapa dari Anda yang memiliki bisnis mungkin belum memahami pentingnya sistem inventory. Padahal, ada banyak manfaat yang bisa didapat. Secara umum manfaat yang diberikan adalah menjaga persediaan barang secara optimal dengan biaya total yang minimal. Manfaat lain secara detail dijelaskan sebagai berikut:

1. Menjaga stok barang produksi

Pada perusahaan besar, adanya keterlambatan produksi akan mengakibatkan banyak kerugian karena perusahaan tetap harus menanggung biaya operasional pabrik meskipun tidak ada proses produksi. Oleh karena itu cukup penting untuk memastikan stok barang yang akan dipakai untuk produksi mencukupi.

2. Menjaga stok barang di pasaran

Jika pemilik usaha tidak tepat dalam menghitung stok barang di pasaran, ia akan kehilangan peluang keuntungan dari permintaan pasar. Jangan sampai saat ada permintaan dari konsumen Anda tidak bisa menyediakan karena salah dalam perhitungan stok. Hal tersebut tentu juga akan berpengaruh pada tingkat kepercayaan konsumen terhadap produk Anda di kemudian hari.

3. Memiliki kontrol penuh atas persediaan barang

Jika memiliki sistem pencatatan persediaan barang yang baik, Anda sebagai pengambil keputusan bisa memperkirakan kebutuhan perusahaan saat itu. Banyaknya stok yang ada atau jumlah barang yang telah habis tentunya akan memengaruhi biaya yang diperlukan untuk menjaga stok barang tetap ada. Jika terdapat kesalahan perhitungan, perusahaan bisa rugi karena harus mengeluarkan biaya lebih yang tidak diperlukan.

4. Menjaga hubungan baik dengan distributor dan konsumen

Saat bisa memastikan bahwa persediaan barang aman, maka distributor dan konsumen dari produk Anda akan bisa mendapatkan informasi yang tepercaya serta tidak mengecewakan. Dengan demikian mereka akan menilai bahwa bisnis dijalankan secara profesional sehingga mereka tidak akan ragu untuk terus bermitra dengan Anda.

5. Meningkatkan Penjualan

Manfaat sistem inventory yang selanjutnya adalah bisa meningkatkan penjualan, di mana kamu bisa menjaga stok dengan aman.

Dengan sistem inventory, stok barang kamu selalu tersedia dan tidak pernah kehabisan. Dengan begitu, kamu bisa percaya diri untuk melakukan kegiatan penjualan.

Dengan persediaan barang yang aman, perusahaan bisa dicap baik dari segi komitmen oleh para pelanggan. Terlebih, produk kamu sudah dianggap sebagai produk yang akan selalu dibutuhkan.

Tidak hanya itu, dengan sistem inventory yang baik pula maka bisa menimbulkan efek yang bisa membuat para pelanggan akan terus melakukan repeat order kepada perusahaan Anda.

6. Membantu Pengambilan Keputusan

Manfaat sistem inventory yang terakhir adalah bisa membantu pihak perusahaan pengambil keputusan terkait penjualan barang.

Pasalnya, dengan menerapkan sistem ini kamu bisa sangat fleksibel dalam memperhitungkan ketepatan jumlah barang. Sehingga kamu menjadi lebih mudah untuk melakukan pengambilan keputusan terkait inventory perusahaan Anda.

Jadi, caranya kamu cukup melihat daftar laporan barang yang ada, setelah itu kamu bisa menganalisanya dengan cepat.

Tips Pengelolaan Sistem Inventory

Setelah mengetahui manfaatnya, berikut beberapa tips bagi Anda untuk mengelolanya:

  • Tata tempat penyimpanan gudang dengan efektif dan efisien, pisahkan jenis barang sesuai kategori agar mudah dicari, berikan label khusus untuk tiap barang dan atau kategori
  • Buat sistem pencatatan barang yang rapi, Anda bisa menentukan untuk mencatat barang berdasarkan waktu datang ataupun jumlah stok
  • Kenali kebutuhan perusahaan Anda, jika skala usaha Anda cukup besar bisa dipertimbangkan untuk memanfaatkan perangkat lunak khusus untuk pencatatan barang
  • Sesuaikan dengan bujet yang dimiliki, memilih untuk menyerahkan pencatatan barang pada staf khusus secara manual atau memakai teknologi sama-sama harus dihitung keuntungan dan kerugiannya
  • Disiplin dalam pencatatan

Metode Penilaian Inventory

Selain manfaat dan tips pengelolaan sistem inventory, kamu juga wajib tahu metode apa saja yang dilakukan dalam penilaian inventory.

Pasalnya, sistem inventory ini juga bisa mengatur mengenai penggunaan metode penilaian inventory yang ada di perusahaan kamu.

Nah, di Indonesia sendiri metode penilaian inventory itu memang hanya memiliki dua jenis yang masuk standarisasi, yakni FIFO dan Average.

Di artikel ini, kami akan menginformasikan tiga metode umum yang biasa digunakan perusahaan-perusahaan besar, yakni metode penilaian persediaan menurut Stice (2011:667):

  • First In First Out (FIFO)

Metode yang pertama adalah FIFO atau First In First Out. Metode penilaian ini biasa dilakukan berdasarkan data barang yang masuk pertama adalah barang yang lebih dahulu harus dijual atau dikeluarkan.

Nah, dengan metode ini kamu bisa menyesuaikan jika adanya kenaikan harga sesuai dengan harga paling baru. Di dalam metode FIFO ini, kamu juga bisa menghasilkan lebih besar nilai persediaan barang, ketimbang dengan harga pokok penjualan.

  • Last In First Out (LIFO)

Metode sistem inventory yang kedua adalah LIFO, atau last in first out. Metode inventory ini penilaianya dilakukan berdasarkan data barang yang biasanya masuk terakhir adalah barang yang harus lebih dahulu dijual atau dikeluarkan.

Bahkan, metode inventory LIFO ini bisa disebut sebagai metode yang sangat bertolak-belakang dari metode FIFO.

Karena metode ini biasa berjalan dengan kenaikan harga sesuai dengan harga terakhir persediaan barangnya.

  • Average (AVG)

Metode inventory yang terakhir adalah AVG atau Average. Tidak bertolak belakang dengan kedua metode sebelumnya, tapi metode ini lebih berada di tengah-tengah antara FIFO dan LIFO.

Di mana, harga pokok per unit barang, biasa dihitung dengan rumus (Nilai Persediaan Awal + Nilai Pembelian) / (Jumlah Persediaan Awal + Jumlah Pembelian).

Sehingga, harga pokok per unit atau barangnya akan berubah setiap kali adanya pembelian dengan harga yang berbeda.

Di sini, nilai HPP dari barang yang sudah terjual akan dihitung sebesar jumlah unit terjual, lalu dikalikan harga pokok rata-rata ketika terjadi penjualan.

Selanjutnya, nilai persediaan yang tercatat sebesar jumlah persediaan akhir, dikalikan harga pokok rata-rata barang yang terakhir.

Kesimpulan

Itulah serba-serbi tentang sistem inventory yang sebaiknya Anda ketahui. Setelah ini Anda bisa menerapkan sistem inventory yang efektif agar tidak kehilangan keuntungan yang diinginkan. Jangan lupa pula untuk selalu menyesuaikan penggunaannya dengan kemampuan yang dimiliki perusahaan.

Untuk melakukan pemantauan inventory secara mudah dan realtime, Anda bisa menggunakan software akuntansi berbasis cloud yang memiliki fitur pengelolaan stok seperti Jurnal.

Sumber informasi website resmi Jurnal menginfokan aplikasi ini adalah aplikasi inventory berbasi web yang sudah dikembangkan sejak lama dan memiliki fitur terlengkap untuk semua jenis bisnis di Indonesia seperti fitur pengelolaan stok, penggajian, penghitungan aset dan perpajakan, juga otomatisasi lebih banyak jenis laporan keuangan untuk kemudahan pengembangan bisnis Anda.

Lebih lanjut, Jurnal.id merupakan software akuntansi online dengan laporan keuangan seperti neraca keuangan, arus kas, laba-rugi, dan lainnya. Tujuan Jurnal.id adalah memudahkan pembukuan serta proses akuntansi pemilik bisnis.

Semua perusahaan dan pengusaha pasti menginginkan administrasi yang berjalan baik sementara masih banyak perusahaan yang kesusahan untuk mengelola administrasi yang baik, untuk itulah Jurnal.id hadir sebagai Simple Online Accounting Software untuk menunjang kesuksesan pebisnis.

Dengan menggunakan Jurnal.id, maka lebih menghemat waktu proses administrasi dan operasional, dengan harga yang efisien, efektif dan cepat. Karena itu, pebisnis bisa lebih fokus untuk mengembangkan usahanya.

Jurnal.id bisa diakses secara fleksibel, untuk berbagai perangkat dan kapan saja, selama terhubung dengan internet. Menggunakan software akuntansi ini menjadikan pengguna lebih mudah dalam membuat invoice atau faktur, mengecek inventori, serta membuat laporan keuangan.

Jadi, sistem akuntansi Jurnal.id menjadikan pembuatan laporan keuangan perusahaan lebih mudah, aman, cepat, nyaman, dan datanya bisa diakses secara real-time. Menariknya, Jurnal.id telah memiliki keamanan berstandar tinggi, ISO 27001, setara dengan bank, sehingga keamanan data perusahaan terjamin.

Selain itu, Jurnal memiliki banyak fitur didalamnya seperti:

  • Fitur pembelian di mana didalamnya terdapat fitur purchase order dan invoice dengan rinci dan lengkap.
  • Pembuatan faktur dan perhitungan pajak otomatis.
  • Cash link.
  • Pembuatan laporan keuangan dan masih banyak lagi fitur lainnya.
  • Manajemen Stok

Dengan menggunakan Jurnal, Anda juga dapat mengakses data secara realtime, kapan pun dan di mana pun. Bagi Anda pemilik online shop, manfaatkan juga aplikasi pembukuan online shop untuk membantu pekerjaan Anda. Anda bisa mencoba menggunakan Jurnal secara gratis selama 14 hari melalui link ini https://www.jurnal.id/id/fitur/produk-inventory/